As alterações implementadas na PLATAFORMA E-COMMERCE

Nesta secção apresentamos as alterações efetuadas à sua plataforma para que esteja em conformidade com as novas regras : RGPD

Não deixe de consultar a Nossa Politica de Proteção de dados em https://www.optimeios.pt/info/RGPD-32.html 

Preparamos uma serie de topicos que ao explicar a nossa politica apresentam os moldes da lei, nas suas principais vertentes.

Desta forma pode usar a informação relevante para criar o seu documento, adaptado à sua area de atividade, e com os seus proprios tempos e procedimentos.

Salientamos também que, mesmo assim, não deve descurar a consulta da lei integral e procurar informações adicionais, no que respeita a regras especificas da sua area de atividade.

Esta política de privacidade tem como objectivo respeitar o disposto no Regulamento n. 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016 da Lei de Proteção de dados (Lei n.º 67/98, 26 de Outubro).

Aceitação da Politica de Privacidade

Em conformidade com a RGPD adicionamos uma nova condição obrigatória ao formulário de registo de cliente, em que o utilizador aceita o tratamento dos dados fornecidos de acordo com a Politica de Privacidade da loja. Para definir o nome e o endereço da página da Politica de Privacidade deve entrar na secção Tabelas > Geral (1.11) . Também já é possível ler os Termos e Condições e a Politica de Privacidade sem sair do formulário de registo de cliente através de uma nova funcionalidade.

Nova Opção Remover Conta de Cliente

Na sequência das novas normas do RGPD adicionamos uma nova opção na área de cliente que permite a qualquer utilizador registado remover a sua conta da base de dados da loja de forma automática. Caso o cliente tenha efetuado compras e devido a uma potencial associação com documentação contabilística o sistema em vez de eliminar o registo torna-o apenas inativo e inacessível colocando o seu estado como inativo e alterando o email e a password originais. A informação transmitida ao cliente durante todo o processo pode ser editada na opção Dicionário secção 19. Mais informação no Tutorial: Plano e-Commerce > Clientes

Outras informações legais consulte o ponto 7 – “Quais os seus direitos de proteção de dados e como exercê-los” > Direito a retirar o consentimento (Esquecimento) ou direito de oposição

Nova Opção Notificações no login

Ativamos uma nova funcionalidade no backoffice em sistema >notificações no Login.

Esta alteração serve para que possa atualizar as autorizações dos seus clientes sem ter que lhes enviar nenhuma comunicação.

Antes de iniciar este processo confirme se atualizou as ligações às secções no registo de clientes

Tabelas > Geral > 1.11(Processo de Registo de Clientes)

Depois inicie o processo em Sistema > Notificações de Login.

1 - Verifique os textos e os botões de cada uma das secções. Pode alterar os textos e os nomes dos botões para o que for mais adaptado à sua area de atividade e mensagem a transmitir.

2 - Ativar / Gerir Notificações - ative a opção que pretender

Desta forma na proxima vez que os seus clientes visitarem a sua loja, ao efetuar login, serão comunicados das alterações aos Termos e condições e/ou Politica de privacidade e têm que aceitar os mesmos para poder efetuar login no site.

Dividimos o sistema para que o possa usar individualmente, sempre que efetuar alterações a estas secções.

Assim pode alterar os textos e os botões antes de ativar as opções.Deve testar as ativações antes de ativar para todos os clientes, colocando o seu numero de cliente(teste) na caixa de teste.

Uma vez ativa no topo de cada coluna aparece o numero de clientes que tem e o numero de utilizadores que ja ativaram as opções. Desta forma sabe que o sistema está a funcionar e como está a correr. Se clicar novamente em "Ativar Notificação" reinicia o processo.

Estas notificações podem ser ativadas sempre que efetuar alterações a estas secções de modo a ficar com o registo atualizados dos seus clientes.  

Subscrição de Newsletter

Ao abrigo das novas normas do RGPD o procedimento para subscrição de newsletters foi alterado. Agora, o utilizador é obrigado a validar a sua subscrição ficando o IP, a Data e a Hora agregada ao registo do email. Também é informado de como pode remover-se da base de dados do site de forma automática e simples. No caso das lojas, durante o registo de cliente, ao selecionar que pretende receber a newsletter a mensagem de verificação é enviada paralelamente com os emails do registo sendo tratada de forma independente. Adicionamos ainda no Gestor de Mailing no campo Destinatário a opção Newsletter Não Verificados, que permite enviar mensagens a utilizadores que não têm informação de registo. Estas mensagens incluem automaticamente um botão/link no final que aponta para a página de validação da subscrição. Todos os textos do processo podem ser alterados no Dicionário. No caso do plano e-Commerce foram adicionados novos campos de personalização do Design do bloco de Subscrição de Newsletter. Para mais informação consulte o Gestor de Mailing no Tutorial. (Veja um exemplo do texto que poderá enviar aqui)

Registo de Atividade dos Clientes

Em conformidade com o RGPD o sistema irá guardar as atividades do cliente no site, nomeadamente o registo de cliente ou abertura de conta, a ativação da conta (quando necessário), o login na área de cliente, alteração dos dados de cliente, compras concluídas, pedido de eliminação da conta de cliente. Os dados guardados pelo sistema são o IP do cliente, o dispositivo de acesso (PC / Mobile), data e hora, descritivo da atividade e o id da compra (se existir). Esta informação pode ser consultada e pesquisada na opção Tabelas > Clientes Log

Registo de Acessos ao Optimanager

Em conformidade com a RGPD adicionamos uma nova opção que regista o Login de cada utilizador no Optimanager. Além do Login fica também registada a exportação de dados de clientes, o envio de newsletter e a alteração de permissões do utilizador. Os dados ficam armazenados numa tabela protegida que apenas pode ser usada para consulta existindo um índice sequencial inalterável. A nova opção está disponível na plataforma eCommerce em Tabelas > Logs de atividade > Logs Optimanager

Botão de Pedido de Assistência

De acordo com as nova normas da RGPD, o acesso à informação deve ser controlado e registado, por essa razão, sempre que um utilizador necessite de assistência técnica ou algum tipo de ajuda no Optimanager que implique a entrada e acompanhamento por parte de um assistente, deverá previamente autorizar o assistente a aceder ao Optimanager. Para isso foi criado um botão no cabeçalho do Optimanager com uma cruz (ao lado do Logout) para que possa pedir ou terminar uma assistência técnica no Optimanager.

Esta opção deverá ser usada em simultâneo com um contacto direto de pedido de assistência(email, chat ou telefone) e so deverá ser terminada quando a questão for resolvida.

O término de assistência pode ser efetuado pelo cliente ou pelo assistente no final do processo.

Se autorizar uma assistência a uma questão enviada por email não pode terminar a mesma pois nesse caso o assistente ficará impossibilitado de o fazer.

Alteração ao Formulário de Contacto

De modo a cumprir as normas do novo RGPD foi adicionado um novo campo na opção Contactos que permite adicionar um texto com a descrição legal que deve acompanhar os formulários de contacto nos sites. Por defeito foi inserido um texto generalista que pode ser editado e personalizado pelo cliente no último campo da opção Contactos.

Alteramos ainda o botão Enviar, e adicionamos o campo Captcha cujo texto é editável no dicionário.

Este texto define o tratamento de dados das comunicações por email e pode ser usado na vossa assinatura em todos os emails pois para alem de explicar a forma de tratamento e finalidade dos dados inseridos, explica o tempo em que os mesmos vão permanecer na vossa base de dados. 

Considerações:

A recolha e tratamento de dados deve realizar-se de forma segura e impedir a sua perda ou manipulação. Todos os dados devem ser inseridos num Servidor Seguro (SSL de 256 bits) que os encripta/codifica (transforma num código). Poderá verificar que o seu browser é seguro se o símbolo do cadeado aparecer ou se o endereço começa com https em vez de http.

Para conhecer os certificados SSL que comercializamos por favor clique aqui

A Politica de privacidade e os termos e condições são duas secções obrigatorias, a sua complexidade depende da area de atividade mas a sua utilização vai para alem do site pois é o vosso canal publico de referencia para todas as comunicações por email e processamentos do dia a dia. 

Dica: Altere a sua assinatura de email incluindo a ligação para estas secções, assim os seus clientes ficam com toda a informação clara e inequivoca do vosso modo de funcionamento e do vosso compromisso a este nivel.

Tenha em consideração a especificidade da sua area de atividade e as regras especificas que ela obriga.

As alterações efetuadas à sua plataforma estão na generalidade de acordo com esta alteração mas há algumas questões tecnicas e especificas que não temos informação e que deverá procurar informar-se.

Preparamos um documento tipo RGPD com areas funcionais de uma loja online. Se tiver duvidas de como o apresentar a sua por favor Clique Aqui

A Optimeios aconselha prudência na exposição dos seus dados pessoais e na circulação desses dados pela internet, atos que são da total responsabilidade do cliente, uma vez que esses dados não estão totalmente protegidos contra eventuais violações, a adoção de medidas de segurança complementares:

Manutenção de equipamentos (PCs, tablets ou telemóveis) e programas devidamente atualizados e configurados com firewalls

Proteção contra software malicioso (e.g., antivírus)

Não navegação em sites de reputação duvidosa ou para os quais não tenha as devidas garantias de autenticidade,

Evitar colocar credenciais de acesso em computadores de acesso público (e.g., cibercafés, hotéis, etc.)

Utilização de passwords fortes e diferenciadas consoante cada serviço ou website. 
Faça uma leitura cuidada e guiada das políticas de privacidade dos fornecedores dos seus serviços

Só partilhe informação pessoal com pessoas ou empresas que conheça ou para os quais tenha as devidas garantias de autenticidade.

A Política de Privacidade poderá ser objeto de alteração a todo o tempo, sendo qualquer alteração divulgada e atualizada no site Optimeios.

Pode consultar aqui o documento com a Política de Privacidade na íntegra.