Programa de Facturação

O registo do serviço na KeyInvoice deverá ser efectuado através da Optimeios para que possa usufruir de todas as funcionalidades de facturação no Optimanager. Contacte o nosso suporte comercial para mais informação.

A Optimeios tem uma parceria com a KeyInvoice que permite a interligação entre o gestor de conteúdos Optimanager e o programa de facturação online da KeyInvoice. Esta interligação permite exportar facilmente as suas vendas para o programa de facturação incluindo clientes e artigos e criar o respectivo documento de venda (Factura, Factura-Recibo, Venda a Dinheiro, Rascunho etc.). Ao mesmo tempo este documento poderá ser facilmente enviado para o cliente em formato PDF por mail e disponibilizado na sua área de cliente para download ou impressão. Em baixo apresentamos os passos que deve seguir para configurar o sistema.

1º Passo - Chave da API KeyInvoice

A primeira coisa que deve fazer é entrar na Keyinvoice e copiar a chave da API. Esta chave permite autenticar a ligação entre o Optimanager e o programa de facturação e permitir a comunicação entre as duas plataformas.

Para isso clique no botão que aparece no canto superior direito representado com três rodas dentadas, que assinalamos na imagem ao lado com uma bola vermelha. Ao clicar irá aparecer um menu por baixo com a opção Configurações que deverá seleccionar para continuar.

A janela que abriu possui um menu do lado esquerdo e um formulário. No menu do lado esquerdo clique na opção API KeyInvoice 2015 conforme indicamos na imagem em baixo com uma bola vermelha. A chave da API aparece do lado direito e é constituída por uma sequência longa de letras e números.

À sua frente aparece o link Editar que permite defenir, entre outras coisas, as séries associadas a cada tipo de documento relativa a essa chave. Se definir, por exemplo, que a série associada aos documentos do tipo Factura-Recibo tem a designação SA2016, todos os documentos que emitir a partir do Optimanager do tipo Factura-Recibo serão sempre associados à série SA2016.

Quando concluir a configuração da API, copia a chave (Ctrl + C) para a memória e por fim clica no botão Gravar. De seguida passamos para o Optimanager onde irá colar a chave (Ctrl + V) nas configurações gerais do site conforme explicamos mais à frente.

2º Passo - Activação do KeyInvoice no Optimanager

Agora que já tem a chave faz o login no Optimanager e entra na opção Tabelas > Geral onde existe uma área com o nome Configurações de Ligação ao KeyInvoice com três campos. O primeiro campo com o nome Chave é onde coloca a chave que copiou no KeyInvoice.

No segundo campo com o nome Documento PDF define se pretende que os documentos de venda (Factura, Factura-Recibo...) apareçam na área de cliente na opção Histórico de Compras, junto com a informação de cada venda. Assim controla se os clientes podem ter acesso directo aos documentos a partir da área de cliente ou se apenas os recebem por mail.

O terceiro campo com o nome Prefixo do Produto permite destinguir no KeyInvoice que produtos são provenientes do Optimanager. Este prefixo aparece antes da referência do produto. Assim se colocar PR no prefixo sabe que a referência dos produtos serão PRxxx sendo xxx o número do produto.

Neste momento concluiu a ligação entre o Optimanager e o KeyInvoice.

3º Passo - Lista de Vendas a exportar para o KeyInvoice

	Este botão permite consultar os dados da venda e alterar os campos Estado KI e Nº Documento. Quando a venda é exportada para o KeyInvoice com o tipo de documento Rascunho não lhe é atribuída uma referência. A referência só é atribuida mais tarde quando o documento é validado e confirmado no programa da KeyInvoice. Neste caso terá que manualmente através deste botão colocar o número do documento atribuido.
	Botão para exportação da venda para o KeyInvoice (ver em baixo)
	Botão que permite três operações. Abrir o documento PDF com a venda, enviar o PDF por mail para o contacto do administrador da loja (você) ou enviar para o cliente.
	Icon que indica que a venda já foi exportada mas sem a criação do documento. Ou seja, apenas foi criado o rascunho do documento o qual ainda não tem atribuída a referência.
	Icon que indica que a venda não é para ser exportada para o KeyInvoice

 

 

 

 

4º Passo - Exportação da Venda (  ) 

 

Ao clicar no botão para exportação da venda vai abrir um pequeno formulário que permite definir algumas opções de última hora como o Tipo de Documento a criar no KeyInvoice. É possível seleccionar um dos seguintes documentos:

- Factura-Recibo

- Factura Simplificada

- Factura

- Venda a Dinheiro

 

Produtos: Campo que permite seleccionar se queremos criar as fichas individuais de cada produto presente na venda no programa da KeyInvoice ou se apenas se pretende mencionar o nome dos produtos no documento de venda. Caso seleccione a opção Criar Ficha de Produto no KeyInvoice o programa vai correr os produtos na venda e adicionar esses artigos ao programa de facturação da KeyInvoice. Caso seleccione a opção Insere Produto no Documento Sem Criar Ficha, os artigos não serão exportados para o KeyInvoice, apenas serão listados no documento de venda.

 

Documento: Neste campo escolhemos se a exportação cria o documento de venda definitivo ou se cria apenas um rascunho desse documento. Caso crie apenas um rascunho, o documento poderá ainda ser editado e alterado na KeyInvoice. Esta opção é útil quando, por exemplo, pretendemos criar um documento com data anterior à data presente. Assim o Optimanager exporta a venda, criando o rascunho podendo o utilizador posteriormente entrar na KeyInvoice  e alterar a data do documento antes de o criar. Se não houver necessidade de proceder a qualquer alteração pode dizer ao sistema para criar o documento definitivo durante a exportação da venda.

 

Atenção: Quando um documento é criado como rascunho não lhe é atribuído um número de documento. Este número só aparece quando o documento é concluído e encerrado no KeyInvoice. Por isso, para que o Optimanager fique actualizado e o PDF do documento apareça na área de cliente é preciso colocar manualmente o número do documento editando a venda conforme explicamos em cima no botão .

 

Estado da Venda: Pode alterar directamente neste campo o estado da venda para o cliente final sem ter necessidade de ir á tabela Vendas.

 

 

 

 

Configuração do e-Mail

 

 

Tal como no primeiro passo deverá clicar no botão que aparece no canto superior direito representado com três rodas dentadas, que assinalamos na imagem em cima (1º Passo) com uma bola vermelha. Ao clicar irá aparecer um menu por baixo com a opção Configurações que deverá seleccionar para continuar. No menu que aparece seleccione a opção Servidor de Email e preencha o formulário.

 

No campo do Servidor de SMTP coloque o endereço SMTP que usou na configuração do seu Outlook, ou seja mail.seu_dominio. No caso da Optimeios, por exemplo, o endereço SMTP ficaria mail.optimeios.pt

 

No Nome de Utilizador SMTP coloque o endereço de email completo da caixa de correio que vai usar para enviar mensagem. Normalmente os dados do servidor de envio SMTP são os mesmo que o do servidor de recepção. Use por isso a mesma login e a mesma password que usou na configuração do email no Outlook.

 

Na Porta SMTP coloque 587.

 

Não seccione nem SLL nem TLS