Gestor de Mailing

Passo 1 - Criação de Newsletter

Envie Newsletters, Novidades e Promoções para a sua Mailing Lists rápida e facilmente com o Gestor de Mailing do Optimanager. Com este serviço pode gerir a sua lista de contactos, enviar mensagens em formato de Texto ou HTML especificando a prioridade, o assunto e o remetente.

Para iniciar a construção de uma newsletter deverá seleccionar a opção Sistema > Gestor de Mailing e clicar no botão Novo. Esta operação abre um formulário onde deverá introduzir configurar os conteúdos da newsletter que pretende enviar aos utilizadores inscritos na sua tabela Newsletter ou clientes registados na loja (para o Plano e-Commerce)

Os campos do formulário são os seguintes:

Assunto: Este campo contem o assunto do mail que vai agregado à mensagem que envia e que permite aos destinatário saber o que contem a mensagem antes de a abrir.

Tipo: Determina o tipo de conteúdo que está a enviar, se HTML ou Texto

HTML: Permite-lhe criar apresentações mais criativas, com imagens, cores e texto formatado. A área identificada como Mensagem a Enviar [HTML] será o seu espaço para colocação de conteudo. Esta área permite-lhe criar tabelas, inserir fotografias, formatar texto e criar hiperlinks de modo a tornar as suas apresentações dinâmicas e de acesso rápido ao seu site e aos seus conteudos.

Texto: Usando este tipo poderá criar notificações, e/ ou apresentações simples dos seus produtos/conteudos. Deverá usar o campo com o nome  Mensagem a Enviar [Texto] para inserir o conteúdo da mensagem. Este tipo só permite conteúdo de texto não formatado

Urgência: Se seleccionado identifica a mensagem como urgente aparecendo um ! agregado ao assunto na caixa de correio do destinatário.

Data: Data de envio da mensagem, campo meramente informativo não interfere com o conteúdo ou cabeçalho da mensagem.

Condição: Esta opção permite-lhe criar um filtro usando linguagem MySql e enviar a newsletter apenas para um grupo de contactos inscritos no directorio. Como a cada email está associado uma referência numérica que aparece junto do email no Directório Newsletter pode criar as seguintes condições (existe uma funcionalidade mais simples que lhe permite fazer a mesma coisa na secção de Envio de Newsletter ver em baixo):

Para enviar a newsletter apenas para um contacto isolado, no exemplo com a referencia 85: referencia=85

Para enviar para um intervalo de emails, no exemplo entre a referência 80 e a 91: referencia>=80 and referencia<=91

Para enviar para alguns contactos, no exemplo o 80, 91 e 100: referencia=80 or referencia=91 or referencia=100

Nome e E-Mail do Remetente: Dados que identificam quem envia a mensagem. O e-Mail que coloca é o endereço que o destinatário vai usar caso responda à sua mensagem.

Etiqueta: Seleccione para que etiqueta pretende enviar as mensagens. Se deixar este campo em branco irá enviar apenas para os emails que não têm etiqueta. Pode definir etiquetas na opção Sistema > Etiquetas. Estas etiquetas servem para criar grupos de emails. Cada email da tabela Newsletter pode estar associado a uma etiqueta, assim, pode criar um conjunto de emails associados à mesma etiqueta e com isso filtrar o envio apenas para um grupo com determinada etiqueta.

Destinatário: Campo onde selecciona para quem pretendem enviar a Newsletter:

Mailing Interno: A mensagem segue para os utilizadores registados no Optimanager (Geral > Backoffice > Utilizadores) . Para isso tem que ter preenchido o campo e-Mail em cada um dos utilizadores.

Newsletter Verificados: A mensagem é enviada para todos os endereços que constam na tabela Newsletter com o campo registo preenchido. O campo registo contem o IP do utilizador e a data/hora da subscrição. Estes endereços são inseridos directamente através do site.

Por fim basta clicar em Guardar no fundo da página para que toda a informação seja arquivada no servidor e assim poder enviar a sua Newsletter quando desejar.

Passo 2 - Envio de Newsletter

Para enviar a newsletter necessita apenas de clicar no Botão Verde E que aparece na tabela de Mailing ao lado das Newsletters que criou. Na janela que lhe aparece tem alguns campos que lhe permitem configurar o envio, nomeadamente:

De e Até: Intervalo de referências de emails para onde quer fazer o envio. Pode assim fazer um envio parcial. Para testes pode especificar nos dois campos a referencia do seu email, por exemplo, se o seu email tiver referencia 20 coloca De 20 até 20.

E-Mail de Retorno dos Devolvidos: Especifique aqui o endereço onde quer receber os mails que são devolvidos por falta de espaço na caixa de correio do destinatário, ou se o destinatário já não existe ou tem algum problema no seu servidor. Em todas estas situações recebe um mail com o relatório de erro. Recomendamos que use um endereço do GMail ou Hotmail para receber estas mensagens porque assim não cria congestionamento nas contas associadas ao seu dominio.

Remoção Automática: Se seleccionar este campo em todas as mensagens que são enviadas é colocado um link para que o destinatário se possa retirar da sua mailing list e assim não voltar a receber mensagens suas. Nesta situação você recebe uma mensagem a informar o email que foi removido da sua tabela de destinatários

Por fim clica em Iniciar o Envio de Mail ou caso Continuar o Envio caso tenha interrompido o envio anterior. O sistema permite, no caso de um envio parar por erro de conectividade ou a seu pedido, retomar o envio no sitio onde parou.

Durante o envio de mail o programa calcula o tempo ideal de intervalo entre mensagens. Desta forma as suas mensagens têm menos probabilidade de ir para SPAM ou o seu domínio de ser bloqueado por entidades como a Hotmail ou o Gmail. Por exemplo o GMail bloqueia mensagens que cheguem do mesmo remetente com um intervalo inferior a 5 segundos. O sistema de envio do Optimanager foi criado a pensar nestes critérios e também de forma a evitar o próprio congestionamento do servidor de mail. O envio optimizado de mail é mais lento mas bastante mais eficaz sendo obrigatória a sua utilização para grupos de destinatários com número superior a 50 emails.

Newsletter

A newsletter é constituida por 3 campos, o email, a etiqueta e o registo. O email corresponde ao endereço para onde serão enviadas as mensagens provenientes do Gestor de Mailing. A etiqueta identifica o grupo de emails a que pertence o email em causa. O campo Registo guarda o IP, a Data e a Hora do acesso à internet do utiliador que subscreveu o serviço.

Sempre que alguém subscreve a Newsletter é enviada uma mensagem de verificação para o email que inseriu. Nessa mensagem segue um botão que permite ao utilizador validar a subscrição. Durante a validação o sistema guarda o IP, Data e Hora da ligação usada pelo utilizador.

A qualquer momento o utilizador pode remover-se da base de dados bastando-lhe para isso clicar no link Remover que acompanha as mensagens, ou em alternativa, inserir novamente o seu email no bloco de subscrição. O sistema verifica que o utilizador já existe e pergunta-lhe se pretende remover-se da base de dados.

Se desejar colocar o bloco de subscrição noutro local do seu site use as seguintes iframes:

Planos e-Commerece:

Planos Standard:

O tamanho das Iframes podem ser alterados.